-Hoe werkt het doorschakelen van mijn telefoon naar jullie?

Wij koppelen een telefoonnummer vanuit onze telefooncentrale aan uw naam en u schakelt uw nummer door aan het nummer dat wij voor u hebben gereserveerd. U houdt de controle over wanneer wij de telefoon voor u mogen opnemen.

-Wie neemt de telefoon op?

De balieassistentes van de Balie-Assistente hebben verschillende achtergronden maar beschikken allemaal over ervaring van het het werken aan een balie in de gezondheidszorg

-Weet een assistent die niet in een tandartspraktijk gewerkt heeft dan wel wat hij of zij aan het doen is?

Absoluut! Door het script dat wij schrijven voor elk van onze klanten, is het geven van verkeerde informatie haast niet mogelijk. Geen van onze assistentes, ook niet die uit de tandheelkunde, zal ‘op de stoel’ van een behandelaar gaan zitten.

-Ik heb geen mondzorgpraktijk maar een ander soort bedrijf, kan ik ook klant worden bij De Balie-Assistente?

Natuurlijk is iedereen welkom bij ons!

-Hoe werkt het script eigenlijk?

Nadat u heeft aangegeven gebruik te willen maken van onze dienst, krijgt u een aantal vragenlijsten van ons. Deze zijn redelijk uitgebreid en het invullen zal wat tijd kosten maar zij dienen een doel; wij willen niet alleen maar uw telefoon beantwoorden, wij willen u ontzorgen.

-Weten mijn klanten of patiënten dat u niet aanwezig bent in mijn bedrijf

Nee, tenzij u wil dat wij hier anders mee omgaan. Naast dat wij het script dat wij voor uw bedrijf maken, leest / bekijkt elk van ons uw website en andere relevante informatie zodat wij uw bellers kunnen bedienen alsof we wel aanwezig zijn.

-Wat als er een patiënt belt met een spoedklacht?

Hoe wij hiermee omgaan is deels afhankelijk van wat u aangeeft in het script. Daarnaast zijn er speciale vragenlijsten hiervoor aanwezig bij ons welke u uiteraard ook ontvangt en kunt aanvullen naar wens. Wij stellen NOOIT diagnoses en zullen dus met de antwoorden van de vragenlijst direct contact opnemen met u.

-Ik heb jullie tijdelijk nodig of met spoed

Dat is geen enkel probleem! Wij koppelen uw naam aan een nummer in onze centrale en indien nodig maakt u voor ons een account aan in uw software. In theorie zou dit allemaal binnen een paar uur geregeld kunnen worden. In geval van spoed maken wij gebruik van ons basis-belscript. Tijdelijk gebruik maken van de Balie-Assistente werkt eigenlijk hetzelfde als wanneer u langdurig gebruik wil maken van onze diensten.

-Jullie moeten in mijn systeem om mijn patiënten te kunnen bedienen?

Ja, wanneer u wenst dat wij uw agenda bijhouden en deze is onderdeel van uw systeem, zal dat nodig zijn. Uiteraard kan de Balie-Assistente ook boodschappen aannemen of doorschakelen naar andere nummers.

-Hoe weet ik welke werkzaamheden of telefoontjes jullie voor mij hebben gedaan?

Aan het einde van elke werkdag sturen wij u een overzicht. Daar staat in wie er belde, hoe laat, hoelang ,de aard van het gesprek en wat wij gedaan hebben.

-Hoe is de veiligheid van mijn data eigenlijk geregeld?

Naast het feit dat wij dezelfde geheimhoudingsplicht hebben als uw andere assistenten, is al uw data veilig doordat de programma’s waarmee wij werken volledig voldoen aan ISO/IEC 27001, SOC 2 en de AVG.

Wij garanderen de naleving van strenge richtlijnen voor gegevensbescherming en privacy

-Kunnen jullie ook patiënten of klanten voor mij bellen?

Dat kunnen wij zeker. Als een behandelaar bijvoorbeeld ziek is, bellen we agenda’s leeg en verzetten we de afspraken direct naar een andere dag

-Wat als er een ruimte ontstaat in mijn agenda doordat iemand afbelt?

Als dit op dezelfde dag is en er is nog tijd, gaan we heel actief zoeken naar iemand die de plek wil innemen. Tenzij u ons heeft aangegeven dat dat niet nodig is.

-Kunnen jullie ook mijn email bijhouden? En wellicht ‘opruimen’? Ik kom niet meer door de spam mail heen!

Vanzelfsprekend! Niet relevante reclame zeggen we op en voor de rest zorgen wij dat het gecategoriseerd en overzichtelijk is .

-Is er een mogelijkheid dat jullie een dagdeel aanwezig zijn in mijn praktijk/bedrijf zodat ik kan zien hoe jullie werken?

Wanneer u ons de eerste keer belt heeft u direct een indruk van hoe wij werken. Wij kunnen uiteraard een dagdeel aanwezig zijn maar dat zal niet altijd nodig zijn. Langskomen om kennis te maken doen wij overigens wel heel graag!

-Kan ik jullie kantoor bezoeken?

Dat kan zeker maar in de meeste gevallen moet u op enige afstand blijven van onze computers in verband met de privacy van onze klanten en de privacy van de klanten van onze klanten.

-Ik wil meer weten, hoe pak ik dat aan?

Gewoon bellen met 06-20517472 of 075-3001400, verder kijken op de website of een mail sturen naar info@balie-assistente.nl