Gesprekverslag
Gisteren werd ik gebeld door een praktijk-eigenaar die wilde weten hoe het allemaal precies werkt wanneer zij gebruik zouden willen maken van De Balie-Assistente
Ik ben daarbij begonnen met het ’technische deel’ ; de verbinding maken met de gebruikte programma’s en de hoe de telefoonverbinding tot stand komt. Dat het eigenlijk heel eenvoudig is, ongeacht welke software er wordt gebruikt. En dat dit niet meer dan 5 minuten zal kosten om tot stand te brengen. Het doorschakelen van de telefoon is afhankelijk van de telefoonprovider of systeembeheerder maar ook dit is over het algemeen een eenvoudige handeling
Vervolgens heb ik uitgelegd dat we een op maat gemaakt script maken zodat de patiënt nooit het gevoel krijgt iemand te spreken die de praktijk niet (goed) kent. Dit script, de praktijk-website en de gesprekken die wij met onze klanten hebben zijn ons gereedschap voor het neerzetten van een goed werkend systeem welke in het teken staat van de klant ontzorgen en de patiënt het gevoel geven dat ze gewaardeerd worden als klant van de praktijk waar wij voor werken.
Mijn gesprekspartner vond het interessant en fijn om te weten dat wij er zijn in geval van uitval om welke reden dan ook. En zo is het ook. Zodra alles startklaar is, kunt u ons eenvoudig meedelen dat u ons nodig heeft en wij gaan gemotiveerd aan het werk voor u.
Toch voelde ik in dit gesprek ook enige terughoudendheid. En dat begrijp ik. Als je iemand aan de balie zet in je praktijk, kun je over de schouder meekijken en horen wat er gezegd wordt. Of wij doen wat we zeggen, is een vraag die slechts door het te ervaren te beantwoorden is. U moet mij geloven op mijn groene ogen en op uw indruk als u mij spreekt en mijn kennis test.
Maar gaat dat niet op voor heel veel diensten? We brengen onze auto’s naar de garage en laten die daar achter, halen ze weer op en hebben het vertrouwen dat de monteurs ons met een veilige auto weer de weg opsturen. We gaan eten in restaurants met het vertrouwen dat er in de keuken hygiënisch gewerkt wordt en we brengen onze kinderen naar de opvang in het vertrouwen dat ze een leuke, veilige en leerzame dag gaan hebben. En ik begrijp het…de verantwoording voor jezelf en eventueel geliefden is anders als voor mensen waar je professioneel mee verbonden bent. Ik begrijp het maar al te goed want u bent voor ons ook iemand waar wij professioneel mee verbonden zijn. Wij leggen ons zelf dezelfde geheimhoudingsplicht op die u ook verwacht van uw medewerkers in de praktijk, leggen dat vast in de overeenkomst en wij zijn transparant over alles .
Aan het einde van ons gesprek leg ik nog uit dat wij aan het einde van de dag verslag uitbrengen over alles wat we voor u gedaan hebben en dat dat natuurlijk ook weer te controleren in uw agenda. Zo eenvoudig is dat.
Ik heb deze praktijk-eigenaar in ieder geval kunnen overtuigen van het feit dat wij nagedacht hebben over onze werkwijze en van het feit dat we ECHT een positieve bijdrage doen aan de efficiëntie van de balie.
Groet, Nicole
Waarom de Balie Assistente?
Waarom samenwerken met De Balie-Assistente de werking van uw praktijk kan verbeteren:
In de drukte van een tandartspraktijk kan het een uitdaging zijn om alles te managen: van patiëntenzorg tot administratieve taken. Het bijhouden van telefoontjes, afspraken en e-mails kan snel overweldigend worden. Dat is precies waar een gespecialiseerde telefoon beantwoordservice waardevol kan zijn. In deze blog delen we hoe zo’n samenwerking uw tandartspraktijk kan verbeteren.
Meer Tijd voor Patiëntenzorg
Een van de grootste voordelen van samenwerken met De Balie-Assistente is dat het team in de praktijk meer tijd kan besteden aan patiëntenzorg. Door telefoontjes en eenvoudige administratieve taken uit te besteden, kunnen tandartsen en hun personeel zich volledig richten op het verlenen van de beste zorg. Dit betekent minder stress en een meer gefocuste werkdag, wat ten goede komt aan zowel de patiënten als het personeel.
Altijd Bereikbaar
Hoe vaak komt het voor dat een telefoontje tijdens een drukke werkdag niet beantwoord kan worden? Met de Balie-Assistente is uw praktijk altijd bereikbaar, zelfs tijdens piekmomenten, vakanties of ziekteverlof. Dit zorgt ervoor dat patiënten altijd iemand aan de lijn krijgen die hen vriendelijk en efficiënt helpt. Geen gemiste oproepen meer, en uw patiënten voelen zich altijd goed verzorgd.
Efficiënt Agendabeheer
Het beheren van een drukke agenda kan een flinke klus zijn. Als er een gaatje in de agenda ontstaat, zoeken onze assistentes actief naar een patiënt die eerder kan komen. Dit helpt om het schema van de praktijk optimaal te benutten en voorkomt dat tijd verloren gaat. Bovendien kunnen we ook afspraken verzetten bij ziekte of vakanties, zodat alles soepel blijft verlopen.
Professionele Communicatie
De Balie-Assistente zorgt ervoor dat alle communicatie met patiënten op een professionele manier verloopt. Van het beantwoorden van vragen tot het maken van afspraken, wij zorgen ervoor dat elk gesprek met de grootste zorg en vriendelijkheid wordt afgehandeld. Dit versterkt het imago van de praktijk als een betrouwbare en klantgerichte zorgverlener.
E-mailbeheer zonder Gedoe
E-mails kunnen soms een overvloedige stroom van berichten zijn die moeilijk bij te houden is. Wij horen patiënten steeds vaker zeggen dat zij het prettig vinden dat ze ook via email kunnen communiceren. De Balie-Assistente verwerkt de e-mails over afspraken altijd aan het begin van de werkdag zodat we ook direct kunnen handelen om te voorkomen dat er onnodige ruimtes ontstaan in uw agenda.
Op Maat Gemaakt voor Uw Praktijk
Elke tandartspraktijk is uniek, en daarom bieden wij op maat gemaakte oplossingen. Of het nu gaat om het afhandelen van telefoontjes, het beheren van afspraken, of het beantwoorden van e-mails, wij passen onze service aan uw specifieke behoeften aan. Zo krijgt u precies de ondersteuning die uw praktijk nodig heeft en uw patiënten de zorg die zij van u gewend zijn
Conclusie
Een samenwerking met De Balie-Assistente kan een wereld van verschil maken voor uw tandartspraktijk. Het biedt meer tijd voor patiëntenzorg, zorgt ervoor dat uw praktijk altijd bereikbaar is, en helpt bij het efficiënt beheren van afspraken en e-mails. Dit alles draagt bij aan een soepelere werking van de praktijk en een verbeterde ervaring voor zowel patiënten als personeel.
Benieuwd hoe een samenwerking met De Balie-Assistente uw praktijk kan ondersteunen? Neem gerust contact op voor een kennismakingsgesprek.
Groet,
Nicole Dissel-Kassens