Gesprekverslag

Gisteren werd ik gebeld door een praktijk-eigenaar die wilde weten hoe het allemaal precies werkt wanneer zij gebruik zouden willen maken van De Balie-Assistente

Ik ben daarbij begonnen met het ’technische deel’ ; de verbinding maken met de gebruikte programma’s en de hoe de telefoonverbinding tot stand komt. Dat het eigenlijk heel eenvoudig is, ongeacht welke software er wordt gebruikt. En dat dit niet meer dan 5 minuten zal kosten om tot stand te brengen. Het doorschakelen van de telefoon is afhankelijk van de telefoonprovider of systeembeheerder maar ook dit is over het algemeen een eenvoudige handeling

Vervolgens heb ik uitgelegd dat we een op maat gemaakt script maken zodat de patiënt nooit het gevoel krijgt iemand te spreken die de praktijk niet (goed) kent. Dit script, de praktijk-website en de gesprekken die wij met onze klanten hebben zijn ons gereedschap voor het neerzetten van een goed werkend systeem welke in het teken staat van de klant ontzorgen en de patiënt het gevoel geven dat ze gewaardeerd worden als klant van de praktijk waar wij voor werken.

Mijn gesprekspartner vond het interessant en fijn om te weten dat wij er zijn in geval van uitval om welke reden dan ook. En zo is het ook. Zodra alles startklaar is, kunt u ons eenvoudig meedelen dat u ons nodig heeft en wij gaan gemotiveerd aan het werk voor u.

Toch voelde ik in dit gesprek ook enige terughoudendheid. En dat begrijp ik. Als je iemand aan de balie zet in je praktijk, kun je over de schouder meekijken en horen wat er gezegd wordt. Of wij doen wat we zeggen, is een vraag die slechts door het te ervaren te beantwoorden is. U moet mij geloven op mijn groene ogen en op uw indruk als u mij spreekt en mijn kennis test.

Maar gaat dat niet op voor heel veel diensten? We brengen onze auto’s naar de garage en laten die daar achter, halen ze weer op en hebben het vertrouwen dat de monteurs ons met een veilige auto weer de weg opsturen. We gaan eten in restaurants met het vertrouwen dat er in de keuken hygiënisch gewerkt wordt en we brengen onze kinderen naar de opvang in het vertrouwen dat ze een leuke, veilige en leerzame dag gaan hebben. En ik begrijp het…de verantwoording voor jezelf en eventueel geliefden is anders als voor mensen waar je professioneel mee verbonden bent. Ik begrijp het maar al te goed want u bent voor ons ook iemand waar wij professioneel mee verbonden zijn. Wij leggen ons zelf dezelfde geheimhoudingsplicht op die u ook verwacht van uw medewerkers in de praktijk, leggen dat vast in de overeenkomst en wij zijn transparant over alles .

Aan het einde van ons gesprek leg ik nog uit dat wij aan het einde van de dag verslag uitbrengen over alles wat we voor u gedaan hebben en dat dat  natuurlijk ook weer te controleren in uw agenda. Zo eenvoudig is dat.

Ik heb deze praktijk-eigenaar in ieder geval kunnen overtuigen van het feit dat wij nagedacht hebben over onze werkwijze en van het feit dat we ECHT  een positieve bijdrage doen aan de efficiëntie van de balie.

Groet, Nicole